Las personas que trabajan en restaurantes, salones de belleza, hoteles y sectores similares suelen recibir propinas por el servicio al cliente que prestan. Las propinas pueden constituir ingresos sujetos a impuestos, pero es importante que quienes trabajan en estos ámbitos conozcan los detalles más relevantes relacionados con ellas.
¿Qué son las propinas?
Las propinas son pagos opcionales, ya sean en efectivo o en otra forma, que los clientes entregan a los empleados.
- Las propinas en efectivo incluyen: las recibidas directamente de los clientes, las propinas pagadas por vía electrónica y distribuidas al empleado por su empresa, y las propinas recibidas de otros empleados en virtud de cualquier acuerdo de reparto de propinas. Todas las propinas en efectivo deben comunicarse a la empresa.
- Las propinas no en efectivo son aquellas de valor que se reciben en cualquier otro medio que no sea dinero en efectivo, como, por ejemplo: entradas, pases u otros bienes o productos que un cliente entrega al empleado. Las propinas no en efectivo no se comunican al empresario.
Hay cuatro factores que determinan si un pago se considera una propina. Normalmente, deben cumplirse los cuatro:
- El cliente realiza el pago sin que se le obligue a ello;
- El cliente debe tener pleno derecho a determinar el importe;
- El pago no debe ser objeto de negociación ni estar determinado por la política de la empresa; y
- Por lo general, el cliente tiene derecho a decidir quién recibe el pago.
Propinas directas e indirectas
Se habla de «propina directa» cuando un empleado la recibe directamente de un cliente, aunque forme parte de un fondo común de propinas. Entre los empleados que reciben propinas directas se encuentran, por ejemplo, los camareros, las camareras, los bármanes y los peluqueros.
Se produce una propina indirecta cuando un empleado, que normalmente no recibe propinas directamente de los clientes, recibe una propina. Entre los ejemplos de empleados que reciben propinas indirectas se incluyen los ayudantes de mesa, los camareros de servicio, los cocineros y los lavacabezas de peluquería.
Llevar un registro diario de las propinas
Los empleados deben llevar un registro diario de las propinas en efectivo que reciben. Pueden utilizar el formulario 4070A, «Registro diario de propinas del empleado», que se incluye en la Publicación 1244, «Registro diario de propinas del empleado e informe de propinas al empleador», para llevar un control diario de las propinas en efectivo que reciben.
Asimismo, deben llevar un registro de la fecha y el valor de cualquier propina que no sea en efectivo, como entradas, pases u otros artículos de valor. Aunque no declaren las propinas que no sean en efectivo a su empleador, deben incluirlas en su declaración de la renta.
Consejos para informar al empleador
No hay ningún formulario obligatorio, pero la declaración debe incluir:
- Firma del empleado;
- Nombre, dirección y número de la Seguridad Social del empleado;
- Nombre y dirección del empleador (nombre del establecimiento, si es diferente);
- Mes o período al que se refiere el informe; y
- Total de propinas recibidas durante el mes o el periodo.
Los empleados deben comunicar las propinas a la empresa antes del día 10 del mes siguiente al mes en que se hayan recibido dichas propinas.
El empleado puede utilizar el formulario 4070, «Declaración de propinas del empleado al empleador», disponible en la Publicación 1244, un formulario facilitado por el empleador u otro sistema electrónico utilizado por este, siempre que incluya los elementos mencionados anteriormente necesarios para la declaración.
Los empleados no están obligados a declarar las propinas que no superen los 20 dólares al mes por cada empleador.
Consejos para cumplimentar la declaración del impuesto sobre la renta de las personas físicas
Las propinas que el empleado declara a su empresa se incluyen en el formulario W-2 (Declaración de salarios e impuestos) del empleado, para su inclusión en la declaración de la renta individual.
Cualquier propina que el empleado no haya declarado al empresario debe declararse por separado enel formulario 4137, «Impuesto de la Seguridad Social y de Medicare sobre ingresos por propinas no declarados», para incluirla como salario adicional en su declaración de la renta. El empleado también debe pagar la parte que le corresponde del impuesto de la Seguridad Social y de Medicare adeudado por dichas propinas.
Requisitos para los empleadores
Las empresas que cuenten con empleados que reciban propinas están obligadas a:
- Conserva los informes de propinas de los empleados.
- Retener los impuestos, incluidos el impuesto sobre la renta y la parte que corresponde al empleado del impuesto de la Seguridad Social y del impuesto de Medicare, en función del salario y de los ingresos por propinas del empleado.
- Abone la parte a cargo del empresario de las cotizaciones a la Seguridad Social y a Medicare, calculada sobre la base del total de los salarios abonados a los empleados que reciben propinas, así como de los ingresos por propinas declarados.
- Comunique esta información al IRS mediante el formulario 941, «Declaración trimestral de impuestos federales del empleador».
- Ingresa los impuestos retenidos de acuerdo con los requisitos federales en materia de ingreso de impuestos.
Más información:
- Consejos sobre el mantenimiento de registros y la presentación de informes
- Publicación 531: Declaración de ingresos por propinas
- Publicación 1244, Registro diario de propinas del empleado e informe al empleador
- Publicación n.º 15, Guía fiscal para empleadores
Este artículo se ha publicado con la autorización del IRS.
Fuente: IRS.gov
